實驗室的樣品管理一直是實驗室管理的關鍵部分,是檢測過程中的必須環節和關鍵控制點。因此,對樣品進行科學、規范化管理至關重要。實驗室樣品管理雖然在日常操作中看似簡單,但要真正做好并非易事。樣品管理水平的高低,能夠體現實驗室管理的檢測能力以及檢測的權威性。

北京三維天地科技股份有限公司專注于檢驗檢測信息化領域二十余年,具有豐富的實驗室數智化建設經驗和成熟的解決方案,已成為國內檢驗檢測信息化領域具有競爭力的技術先行者。

為規范樣品管理,保證檢測數據、樣品的準確性和可追溯性,三維天地自主研發的實驗室信息管理系統(SW-LIMS)提供了專門的樣品管理模塊,可以動態記錄樣品從到達實驗室到檢測結束直至用戶取回樣品或由實驗室處置的全過程,以及對實驗室檢測樣品的狀態、數量、位置、庫存(入庫、出庫、領樣、銷毀)等進行管理,有效規范樣品的存儲、制備、領用,防止樣品丟失、損壞,確保庫存樣品的性狀穩定,實現實驗室樣品的規范化、信息化管理,防止檢測結果爭議。

圖 1. 樣品信息化管理

一、樣品標簽化管理

樣品管理模塊支持對 SW-LIMS 中的每個樣品都生成唯一的編碼,支持在 SW-LIMS 中生成樣品標簽,支持打印樣品標簽;樣品接收后,可由樣品接收員或者樣品管理員貼上標簽,系統支持樣品掃碼入庫。

二、樣品出入庫

對于樣品的接收,SW-LIMS 樣品管理模塊支持通過掃描槍掃描樣品條碼的方式進行,系統還支持手動接收樣品,樣品接收時可選批量接收樣品。

接收樣品時,可在 SW-LIMS 中詳細記錄樣品傳遞的相關信息,可記錄樣品的保存期限、存儲要求、數量、狀態、存儲位置等信息,并可自動生成樣品交接單。

圖 2. 樣品入庫

SW-LIMS支持樣品出庫管理,支持手動批量出庫,也支持掃碼出庫。

圖 3. 出庫管理

三、樣品存儲管理

對于不同種類的檢測樣品,應做到分類放置、標識一目了然,記錄和實物一致。SW-LIMS 樣品管理模塊可提供樣品存儲管理,可以合理規劃樣品存放、精確樣品位置,在進行樣品儲存時,可保證樣品的安全性及完整性。

針對特定的樣品,需要在特殊環境和條件下儲存的,SW-LIMS 支持用戶在系統中做好詳細的記錄。對于易燃、易爆、有毒等危險品需要特定存放的,需要遠離其他樣品進行存儲,可在系統中進行存儲位置記錄,對其進行特殊標識,并支持設置單獨的出入庫流程和領用申請、銷毀申請等。

四、樣品留樣

在樣品交接環節,SW-LIMS 支持對樣品留樣進行管理,可通過系統記錄留樣信息,包括樣品編號、留樣人、留樣期限、留樣數量、留樣位置等信息,留樣到期后,SW-LIMS 可自動提醒相關人員進行留樣處置。

SW-LIMS 支持進行留樣樣品標簽化管理,可生成留樣樣品標簽,留樣樣品流轉時,可掃描樣品標簽進行樣品流轉。留樣管理員可通過掃描存放位置(樣品庫房貨架)標簽與留樣標簽,實現留樣樣品與存放位置的關聯。

五、 樣品制備

SW-LIMS 可實現樣品制備信息化管理,能在系統中進行樣品制樣信息記錄,支持打印制樣標簽。

圖 4. 樣品制樣

六、樣品處理

SW-LIMS 支持進行樣品處置流程管理,包括樣品退還及樣品銷毀等流程。

SW-LIMS 支持發起樣品退還申請,審批通過后被選樣品才允許掃碼出庫或批量出庫。

圖 5. 樣品退還申請

三維天地 SW-LIMS 系統支持對存樣期限進行管理,可支持進行存樣期限設置及調整,具有樣品存放周期提醒功能,對于到期或即將到期樣品,系統可自動提醒樣品管理員,樣品管理員根據實際情況選擇進行樣品處理,可在 SW-LIMS 中申請對樣品進行銷毀,并可記錄銷毀信息,如銷毀時間、銷毀人、銷毀方式等。

圖 6. 樣品銷毀申請

七、樣品流轉跟蹤

SW-LIMS 可對樣品流轉進行全方位管理,實時跟蹤樣品流轉情況。樣品流轉傳輸時可通過掃描樣品條碼進行管理流轉。SW-LIMS 可以直觀查看樣品全生命周期的信息,追溯樣品生命周期中每一個控制點和數據產生的過程,能夠進行樣品狀態、樣品分析進度、樣品完整性溯源。

SW-LIMS 可幫助實驗室做到樣品信息留痕,可將每個用戶對樣品的操作進行詳細記錄,包括樣品信息、操作的時間節點等信息。同時對于用戶的每個操作,系統均支持添加操作人的電子簽名,可為樣品的追溯、執行、問責提供保障。

樣品管理的最終目的是為實驗室的規范化管理提供支撐保障。樣品的信息化、規范化、合理 化管理能有效降低檢驗機構在結果有效性上可能存在的風險,避免因管理失誤而帶來的名譽、財產上的損失。

綜上,三維天地自主研發的 SW-LIMS 樣品管理模塊為樣品管理提供巨大便利。通過 SW-LIMS,實驗室能更科學嚴格地進行樣品管理和質量保證,提升檢驗檢測業務及服務質量,增強數據可信度,助力檢驗機構在信息化、結構化道路上持續發展。

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